返信用封筒は、相手から送り返してほしい書類を送る際に同封する封筒です。

ビジネスシーンを中心に、生活のさまざまな場面で利用されています。

自分で返信用封筒を作成する時や、相手に返信用封筒を返送する時の書き方がわかっていると、スムーズに対応できる為便利です。

この記事では、返信用封筒を返送・送付するときの書き方や注意点について紹介します。

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返信用封筒とは

返信用封筒とは

返信用封筒とは、返信が必要な書類に同封して送る封筒です。

返信用封筒を使用する主な理由は、主に2つです。

  • 封筒を用意する相手の手間を省く
  • 記入ミスによる誤送を防ぐ

ひとつずつ解説していきます。

封筒を用意する相手の手間を省く

返信用封筒を送付すると、受け取った側が封筒や切手を用意する手間を省くことができます。

返信用封筒が同封されていなければ、送られてきた書類のサイズに合う封筒を相手側が用意しなければいけません。

また、返送には切手が必要なため、切手を購入する手間とコストもかかってしまいます。

送り手側の都合で返信が必要な書類を送付する際は、返信用封筒を同封することで相手の負担を減らすことができます。

記入ミスによる誤送を防ぐ

返信用封筒には既に「宛名」が書かれているため、返信時に相手が送り先の宛名や住所の記入を間違える心配がなく、誤送を防止する効果があります。

特に返信してほしい書類に個人情報が含まれている場合は、誤った宛先に届いてしまうと情報漏えいのリスクも考えられます。

そうしたリスクから個人情報を守るためにも、返信用封筒が使用されています。

返信用封筒を相手に送る場合の正しい書き方

返信用封筒を相手に送る場合の正しい書き方

返信用封筒を相手に送る場合の正しい書き方について解説します。

封筒のサイズ・色を決める

返信用封筒に使用する封筒は、返信してほしい書類や内容物に合ったサイズを用意します。

封筒のサイズや色に指定はありません。

ただし、返信する書類に個人情報を記入する必要がある場合は、書類を入れた時に中身が透けない色や厚みがある物を選ぶとよいでしょう。

表面に自分の名前・宛名を記入する

表面に返信先(自分宛)の郵便番号と住所、宛名を記入します。

書き方は通常の郵便物を送るときと同じで問題ありません。

宛名のあとには「行」、もしくは「宛」と書くのが一般的です。

裏面は空白のままでOK

裏面には相手の名前や住所を書かず、空白のままにしておきます。

返信用封筒を送る際は相手の住所や氏名などがわかっていますが、こちらが相手の住所氏名を記入するのはマナー違反にあたります。

裏面は「差出人本人」が自分で情報を記入する欄なので、返信用封筒の送り主は記入しないようにしましょう。

送料分の切手を貼る

返信用封筒は自分宛に返送してほしい場合に同封するため、あらかじめ送料分の切手を貼って同封します。

切手を貼っていない場合、相手に切手代を負担させてしまうことになるので気をつけましょう。

貼り付けた切手代が不足していると相手に迷惑をかけてしまうので、代金が分からない場合は郵便窓口で確認して購入する、もしくは少し多めに貼っておくと確実です。

会社から個人宛に送付するときは「料金受取人払い」の封筒を使用する場合もあります。

この場合は切手を貼る必要はありません。

定形郵便の切手代

定形郵便の切手代は、以下の通りです。

定形郵便 金額
25g以内 84円
50g以内 94円

出典:日本郵便株式会社「第一種郵便物 手紙」

速達で返信してもらいたい場合の切手代は、以下の通りです。

重量 料金(基本料金に加算)
250gまで +260円
1kgまで +350円

出典:日本郵便株式会社「速達」

返信用封筒の正しい返し方・書き方

返信用封筒の正しい返し方・書き方

返信用封筒を相手に返信する場合の正しい返し方・書き方について解説します。

「行」「御中」の修正・敬称を追加する

表面に書かれている宛名に敬称がない場合は、敬称を記入します。

あらかじめ「宛」「行」と記載があるときは、二重線で消して「様」「御中」に書き換えましょう。

定規を使って丁寧に二重線を引き、修正液の使用は控えます。

宛名が縦書きの場合、二重線は縦に引き、横書きの場合は二重線を横に引くようにしましょう。

斜線でも問題はありませんが、相手が書いた文字と被って見えにくくならないようにします。

裏面に自分の名前・宛名を記入する

裏面には、自分の住所と名前を記入します。

横書きと縦書きどちらで記入するかは、表面の住所の書き方に合わせて書くとよいでしょう。

切手が貼られているか確認する

ほとんどの返信用封筒にはあらかじめ切手が貼られています。

もし貼られていない場合は、自分で用意して貼り付けましょう。

返信用封筒の折り方・入れ方

返信用封筒の折り方・入れ方

返信用封筒のを送る場合の折り方と入れ方について、説明します。

山折りにするのが一般的

返信用封筒は、「送る封筒」に折らずに入るサイズであればそのまま同封します。

送る封筒と返信用封筒が同じサイズで折らなければ封入できないときは、折って同封しましょう。

折るときは、宛名が内側ではなく外側に来るように山折りにすると、相手がすぐに「返信用封筒」だと分かりやすいためおすすめです。

送付する封筒に入っていればいい

返信用封筒は「送る封筒」に入れるだけで、その他に特別な対応をする必要はありません。

返信用封筒を送付する際に折り方や入れ方が指定されている場合は、指定された方法で送付します。

返信用封筒を扱う際の注意点

返信用封筒を扱う際の注意点

返信用封筒は返信してもらう必要がある内容物を送付する際に、相手が返信しやすいための心遣いとして送付します。

しかし、その返信用封筒に不備があるとかえって相手に手間をかけてしまいます。

返信用封筒を扱う際の注意点も確認しておきましょう。

宛名は横書き・縦書きのどちらでもいい

返信用封筒に記載する宛名に横書き・縦書きの決まりはありません。

どちらで書くか悩んだ場合は、封筒のサイズや形に合わせて書きやすい方を選ぶとよいでしょう。

返信用切手の貼り忘れに注意

最初に返信用封筒を送付する側が、相手の切手代を負担するのが一般的です。

特別な事情がない限りは、返信用封筒を送る際に切手を貼り忘れないよう気をつけましょう。

返信用封筒を入れた際の切手代に注意

返信用封筒や返送してほしい内容物を入れた影響で封筒に厚みが出てサイズがオーバーしたり、規定の重量を超えてしまう場合が稀にあります。

切手代が分からない場合は返信用封筒を入れたあとに郵便局に持ち込み、サイズや重さを確認してから切手を貼りましょう。

まとめ:返信用封筒の書き方は難しくない

返信用封筒の書き方は難しくない

返信用封筒には、返送する側の手間を無くし、誤送を防ぐといった役割があります。

自分から相手に返信用封筒を送る場合の書き方は、通常の郵送物を送る場合とほぼ同じですので一度覚えてしまえば難しくありません。

相手宛に返送する場合の書き方は、慣れるまでは複雑に感じるかもしれませんが、宛名の敬称部分を修正し、自分の住所を裏面に記入すれば送付できます。

返信用封筒の書き方は決して難しくはないので、返信が必要な書類や内容物を送る場合は活用しましょう。

また、返信用封筒は大切な書類を送るときをはじめ、さまざまな場面で活用されます。

書き方、送り方のマナーを守って、気持ちのよいやり取りをしましょう。

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