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M life 記事

M life 2017.10.23

大切な領収書を無くした時の対処法

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出張で新幹線に乗る場合、最初はお金を自分で出しますが、領収書をもらい、それで交通費を会社に請求することができます。もし、これを無くすと自腹ということになり、手痛い出費となります。そのため、無くした時の対処法は知っておくことが大切です。

 

 

領収書として認められるもの


領収書を紛失しても、いくつかの情報が記載されているものであれば領収書として認めてもらうことができます。そのため、重要な情報が記載されているか、そこに注目することが大事です。

 

 

必要となるのは、支払先、日時、支払金額、その内容です。いつ、誰に、いくら、どんなことで支払ったか、それが分かれば、仮に領収書を紛失してしまったとしても、代用できるものがあれば認めてくれ、お金を無駄にすることもなくなります。

 

 

一番ポピュラーなものはレシートです。明確にこれらの情報が記載され、細かなものを購入するときでも活用することができます。ただ、感熱紙タイプのレシートを時間の経過で薄くなることがあるため、注意が必要です。

 

 

また出金伝票を領収書の代わりになります。文具店で購入し、必要事項を記入してく、もしくは表計算ソフトを活用してそれをまとめておくことも可能です。

 

 

最近ではインターネットの通販サイトで備品などを購入することがあります。この場合には、購入の確認メールが領収書の代わりになります。個人が行っている場合、領収書の発行をしないところがあるため、そうした場合には購入の確認メールで十分です。

 

 

金額が小さいものであれば、これらのものでも十分に機能を果たしますが、問題は金額が大きいときです。こうした時はこれらのものでは認められない可能性があります。

 

 

領収書がないとどういった不都合が起こる?


領収書がなかったとしても、経費にできないわけではなく、法律で定められているわけではないため、一応問題はないことになっています。

 

 

しかし、多くの人がそれをやり始めると会社は持ちませんし、収拾がつかないため、領収書がないものは経費として受け付けないということにしているところがほとんどです。

 

 

領収書がなぜ重要なのか、それは税務署に客観的な証拠を提示するためです。つまり、領収書がないと客観的な証拠を提示できないため、場合によっては疑われます。

 

 

税務調査が入り、不透明なお金の流れがあったとみなされれば、追徴課税などの問題が生じます。一度そういうことになれば、細かなお金をレシートで処理していたとしても、税務署に疑われるようになります。

 

 

領収書をもらい忘れることで、本来であれば節税できたにもかかわらず、それが丸々自腹となることもあるため、領収書がなくなっても何とかなると思っていると、お金を無駄にするなど、大きな代償を負うことになるため、注意です。

 

 

そのため、お金の次に領収書が大事であるという認識が重要です。そうすることで、必ず領収書はもらう、保管する、紛失しないように処理をすることを徹底することができます。

 

 

お店によっては再発行をしてくれるところもありますが、基本的にはそうしたことは認められないと思っていた方がよさそうです。

 

 

領収書の代わりになるものは意外と多い


 

出金伝票が領収書として認められるなど、意外と代わりとなるものは多いです。出金伝票が効果を発揮するのは、冠婚葬祭において、取引先の人などに対し、香典やご祝儀を出す場合です。

 

 

北海道のように、香典を出せば領収書が来る地域もありますが、基本的には香典を出したので領収書をくださいと言うのはあまりに失礼です。そうした場合には出金伝票を活用し、常識の範囲内の出費であれば、経費として認められることになります。

 

 

他にもクレジットカードの利用明細も領収書の代わりになります。クレジットカードの利用明細はいわばレシートのようなものであるため、結果として代用することは可能です。

 

 

場合によってはメモ書きでも領収書の代わりになることがあります。結局、お金の流れを突き止めるのは税務署の仕事であるため、支払った相手、日時、金額、理由が分かれば、それを税務署が相手の帳簿と見比べて特定してしまえば、それで十分なのです。

 

 

このように、仮に領収書がなかったとしても、最悪の場合はメモ書き程度で事足りるため、意外と代わりとなるものは多いことがわかります。

 

 

ところが、あくまでも金額が少ない場合であり、金額が多くなる場合や大規模な会社などではメモ書きでは認められない可能性もあります。そのため、原則として領収書は必ず保管をしておくことが鉄則です。

 

 

万が一、紛失をしてしまったとしてもあわてる必要はなく、自腹を切らざるを得ない展開を避けることも可能です。問題は、日時や金額、支払先などを明確にしているものがあるかどうか、ない場合にはそれを思い出せるかということです。

 

 

出金伝票などに記す場合、場合によっては税務調査が入り、間違った数字が書いてあれば税金逃れと思われる可能性もあるため、絶対に間違いは許されません。

 

 

万が一のために、領収書だけでなくレシートを用意する、領収書が発行されない場合にはすぐに出金伝票に記す、手元に出金伝票がない場合にはメモ書きに残すなどの対策が必要です。

 

 

 

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