源泉徴収票をなくしたときは？再発行までどのくらいかかるのか・退職後に必要な理由を解説！
源泉徴収票は転職や確定申告など、さまざまな場面で必要になります。
大切に保管すべき書類ではありますが、必要となる機会が多くはないためつい雑に扱ってしまうこともあるでしょう。
住宅ローンの審査時や子どもを保育園に通わせるときなど、必要となる場面で源泉徴収票が手元にない場合は、再発行が必要です。
この記事では、源泉徴収票の再発行方法を解説します。
再発行にかかる時間の目安や再発行を拒否されてしまったケースの対処法についても紹介しているので参考にしてください。
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この記事の目次
源泉徴収票とは
収入や納付した所得税額が記載された書類
源泉徴収票には、以下のような内容が記載されています。
- 1月1日〜12月31日までの間に支払われた給与や賞与などの金額
- 収入から差し引かれた税金や社会保険料の金額
会社員や公務員の方が勤め先から受け取る給与や賞与は、税金や社会保険料が差し引かれたあとの金額です。
差し引かれた税金や社会保険料は、勤め先が納税者本人の代わりに納めます。
これが「源泉徴収」で、税金や社会保険料の納付漏れや徴収漏れを防ぐための仕組みです。
源泉徴収票には、差し引かれた税金・社会保険料の金額や差し引かれる前の額面の給与（年収）が記載されています。
源泉徴収票は収入を証明する役割があるほか、転職や確定申告の際に税金を計算するためにも使われます。
年末調整後・退職時に発行される
源泉徴収票は、「年末調整後」と「退職時」に発行されます。
年末調整とは、実際に納めるべき所得税額を計算し、過不足を調整する手続きです。
源泉徴収票には年末調整の結果が記載されるため、発行されるタイミングは年末調整後になります。
年末調整の前に退職する場合、その年の1月1日から退職日までの給与に基づいた源泉徴収票が発行されます。
退職後、年内に転職する場合は転職先に源泉徴収票を提出して年末調整を行いますが、転職しない場合は、確定申告をしないと払い過ぎた所得税が戻ってきません。
源泉徴収票を再発行する方法
源泉徴収票を再発行する方法について、職種別に解説します。
会社員・バイト：会社の担当者に連絡
会社員やパート・アルバイトの方は、会社の担当者に再発行を依頼します。
経理部や総務部、人事部などが担当しているケースが多いです。
申請方法の詳細は会社によって異なりますが、担当者に以下の点を伝えると良いでしょう。
- 源泉徴収票を再発行してほしい旨
- 何年度分の源泉徴収票が必要か
- 必要枚数
パートやアルバイトなど、正社員以外でも同様です。
源泉徴収されている場合は、雇用形態に関係なく源泉徴収票が発行されます。
退職後でも発行してもらえる
退職後でも、源泉徴収票の再発行は可能です。
源泉徴収票が必要になった旨を伝えて再発行してもらいましょう。
以前の職場に電話や郵送で源泉徴収票の再発行を依頼します。
電話での連絡の方が、スムーズで確実に依頼できるでしょう。
退職後に源泉徴収票の再発行を依頼する方法
源泉徴収の再発行は法的な手続きではないため、決まった形式は存在しません。
電話や郵送で、源泉徴収票を再発行してもらいたい旨を伝えると良いでしょう。
【電話で依頼する場合】
- 退職した会社に電話
- 名前・退職日・源泉徴収票の件で電話したことを伝え、担当者に繋いでもらう
- 源泉徴収票の再発行を依頼したい旨を丁寧に伝える
いつまでに、何年度の源泉徴収票が何枚必要なのかを正確に伝えることがポイントです。
【郵送で依頼する場合】
以下の点を正確に記載した書類を送付して依頼します。
- 名前
- 退職日
- 連絡先（住所・電話番号）
- 何年度分の源泉徴収票か
- 必要枚数
- いつまでに必要か
紛失で再発行を依頼する際など会社側に落ち度がないケースでは、返信用の封筒や切手も一緒に入れておきましょう。
公務員：給与担当者または共済組合に連絡
公務員の場合、勤め先の給与担当者か加入している共済組合に連絡します。
- 国家公務員：国家公務員共済組合委連合会
- 地方公務員：地方職員共済組合など、加入している共済組合
依頼方法は加入している共済組合によって異なります。
国家公務員であれば、自動受付サービスやダウンロードした書類を郵送することで依頼ができます。
ただし、メールやFAXでの受付はしていない点に注意が必要です。
地方公務員の場合は、加入している共済組合によって申請方法が異なるため、ホームページや電話などでご確認ください。
参考：国家公務員共済組合連合会「Q 源泉徴収票を紛失してしまいましたが、再発行してもらえるのでしょうか。」
年金受給者：年金組合へ連絡
年金受給者の方が源泉徴収票の再発行を依頼したい場合は、年金組合に連絡します。
| 年金の種類 | 連絡先 |
| 国民年金・厚生年金 | ねんきんネット・年金事務所・年金相談センター・ねんきんダイヤル |
| 共済年金 | 加入している共済組合 |
| 企業年金・確定拠出年金 | それぞれの発行元の企業 |
| 企業年金連合会 | 企業年金連合会に依頼 |
ねんきんネットを利用する際にはねんきんネットIDが必要です。また登録している住所が変わっている場合には、同時に住所変更が必要な点に注意してください。
参考：日本年金機構「源泉徴収票をなくしたとき」
参考：企業年金連合会「連合会源泉徴収票再発行サービス」
ねんきんネットは登録するべき？デメリットや将来の年金受給額を把握しよう
市役所では発行できない
源泉徴収票は、勤務先が発行する書類です。
市役所や税務署に行っても、源泉徴収票は発行してもらえません。
勤務先に連絡すれば退職後でも発行してもらえるため、必要になった際は勤務先に再発行の依頼をしましょう。
何らかの事情で勤務先に連絡したくない場合や再発行を待つ時間がないときなどは、市役所が発行する「所得・課税証明書」で代用できるケースがあります。
年末調整や確定申告の際は源泉徴収票である必要がありますが、その他の使用目的であれば代用できる可能性があるため、提出先に確認してみてください。
源泉徴収票の再発行にはどのくらいかかる？
源泉徴収票の再発行にかかる期間の目安は、1〜2週間です。
会社には源泉徴収票を保存しておく義務があるため、1〜2週間ほどで手元に届くでしょう。
ただし、年末調整の時期や決算のタイミングなど、源泉徴収票の再発行を担当する部署が忙しい時期に依頼すると、手元に届くまでに時間がかかる可能性があります。
実際に再発行にかかる時間はその時々によって変わるため、依頼するタイミングでどのくらいの時間がかかるのか確認しておくといいでしょう。
源泉徴収票の再発行にかかる費用や知っておくべきこと
再発行費用はかからないことが多い
源泉徴収票の再発行費用に関しては特別な規定がなく、依頼する会社によってさまざまです。
一般的に再発行費用は無料とされていますが、会社側からすると再発行は手間であるため、費用が発生する場合もあります。
再発行費用がかかる場合であっても、数百円程度が一般的でしょう。
また、再発行費用とは別に郵送費用を求められる場合もあるようです。
依頼時には、再発行にかかる費用や支払方法について確認しておきましょう。
再発行に回数制限はない
源泉徴収票の再発行に、回数制限はありません。
同じ年度の源泉徴収票が何度も必要となった場合でも、安心して再発行の依頼をしてください。
とはいえ、会社にとって源泉徴収票の再発行は手間であるため、後述する「源泉徴収票が必要な場面」を参考に、必要となるであろう枚数を一度に請求できるといいでしょう。
再発行できるのは何年前まで？
再発行できる源泉徴収票は、7年前のものまでです。
源泉徴収票そのものについては、会社が常に原本を保管しているわけではありません。
その一方で、源泉徴収票を作成する際に使用する帳簿や申告書には、7年間の保管義務があります。
帳簿の内容をもとに源泉徴収票を再発行するため、7年前までのものであれば再発行が可能です。
参考：国税庁「No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間」
退職後に電話をしたくない場合
源泉徴収票の再発行は、代理人による依頼もできます。
円満退職でなかった場合やトラブルでの退職など、以前勤めていた会社に連絡を取りづらい場合は、代理人から再発行を依頼してもらいましょう。
転職先の経理担当者に依頼をお願いしたり、税理士に依頼する方法があります。
源泉徴収票を再発行してくれない場合
所得税法226条によって、事業者は年末調整が終わってから翌年の1月31日までに源泉徴収票を従業員に渡す義務があります。
ただし、電子交付に同意している場合は、源泉徴収票が手元に届きません。
電子交付に同意している場合であっても、源泉徴収票を請求すると交付してもらえます。
源泉徴収票が手元にない場合、まずは電子交付に同意しているかどうか確認してみてください。
源泉徴収票を紛失してしまったり、住宅ローンの審査などで再度必要になった場合は、再発行が必要です。
基本的には依頼すると再発行してもらえますが、何らかの事情で事業者から拒否されてしまった場合の対応方法を解説します。
税務署に相談する
源泉徴収票が発行されていない場合は、住民登録している所轄の税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出しましょう。
届出が受理されると、税務署が対象の事業者に行政指導をしてくれ、源泉徴収票の再発行を促してくれます。
ただし「源泉徴収票不交付の届出書」は、交付済である源泉徴収票の再発行手続きの対象外です。
すでに源泉徴収票が交付されていて再発行してもらえない場合は、税務署に相談してみましょう。
税理士や社会保険労務士に依頼する
給与計算を社外に外注している会社の場合、顧問税理士や顧問社労士に依頼すると源泉徴収票を再発行してもらえるかもしれません。
それでも再発行されない場合は、弁護士に相談してみましょう。
会社が倒産しても再発行可能
会社が倒産した場合でも、源泉徴収票の再発行は可能です。
破産した会社には、裁判所が選任する弁護士が破産管財人としてつきます。
この破産管財人に依頼することで、源泉徴収票の再発行が可能です。
破産管財人に連絡がつかない場合は、所轄の税務署に相談しましょう。
源泉徴収票が必要な場面
年の途中で転職したとき
転職先で年末調整を行う場合、源泉徴収票に記載された前職の源泉徴収額（給与からあらかじめ差し引かれた税金の額）と転職先での源泉徴収額を合計して計算します。
そのため、源泉徴収票の提出が必要になります。
もし提出が遅れて、転職先で年末調整が間に合わなかった場合はご自身で確定申告する必要がありますのでご注意ください。
確定申告するとき
確定申告をする際に、源泉徴収票が必要になります。
会社員からフリーランス・自営業に転職した場合や、会社員で在職中でも以下の場合は確定申告が必要になるので注意してください。
- 給与所得以外の所得（副業所得）が20万円を超える方
- 2カ所以上からの給与収入がある方
- 給与が2,000万円以上の方
住宅ローンの審査時
住宅ローンの審査時、年収を証明するために金融機関から源泉徴収票の提出を求められる場合が多くあります。
金融機関によっては社印が押された源泉徴収票を求められるケースもあります。
社印が必要な場合は、源泉徴収票の発行元に社印を押してもらえるよう相談しましょう。
賃貸契約の入居審査時
賃貸物件を借りる際の入居審査時に収入が分かる書類が必要になるケースがあります。
入居審査とは、入居者が家賃を継続的に支払う能力があるか、トラブルを起こさないか、などを確認するために行うものです。
収入がわかる書類には、「市区町村が発行するもの（所得証明書や課税証明書）」と「会社が発行するもの（源泉徴収票や給与支払証明書）」があり、必ずしも源泉徴収票が必要なわけではありません。
とはいえ、所得・課税証明書など市区町村が発行する書類は前年の収入を証明する書類であるため、前年に収入がない場合は別の書類（源泉徴収票や給与支払い証明書）が必要になります。
加えて、新年度の所得証明書は毎年6月に発行されることが多く、時期によっては準備できない場合もあるでしょう。
このような場合、源泉徴収票が必要になります。
所得証明書とは？種類や取り方、どこで発行できるかや必要なものを解説
子どもを保育園に通わせる場合
子どもを保育園に通わせる際、自治体によっては保護者が働いていることを証明するために、源泉徴収票の提出を求められる場合があります。
認可保育園の場合、保育料が保護者の収入によって決まるため、収入額の証明として源泉徴収票が必要となります。
失業した際は、保育料の減額申請時に源泉徴収票が必要となる場合があります。
健康保険の扶養家族になるとき
扶養家族になる条件には、収入の上限が設定されています。
収入を証明するために被保険者が勤めている会社から、源泉徴収票の提出を求められる場合があります。
休業損害証明書を保険会社に提出するとき
交通事故でケガをして仕事を休まないといけなくなり収入が減ってしまった際、保険会社に「休業損害証明書」を提出すれば減った分の収入を補填してもらえる場合があります。
休業損害証明書を提出する際に、収入の証明として事故の前年度分の源泉徴収票の提出が必要となります。
離婚をした際の婚姻費用や教育費を決めるとき
離婚する際は、婚姻費用や養育費などを決めるために源泉徴収票が必要になることがあります。
婚姻費用とは、夫婦や未成熟の子どもが通常の社会生活を維持するために必要な生活費です。
離婚協議中であっても法律上の婚姻関係は継続しているため、婚姻費用を決める必要があります。
養育費は、子どもが経済的・社会的に自立するまでに要する費用のことです。
衣食住に必要な費用から、医療費、教育費などが該当します。
離婚に際して、婚姻費用や養育費などを算定する必要があり、その算定に必要な資料が収入が分かる書類です。
必ずしも源泉徴収票である必要はありませんが、収入を証明する書類として源泉徴収票が求められる場合があります。
まとめ：源泉徴収票の再発行は退職後でもできる
源泉徴収票を紛失した場合や新たに提出を求められた場合など、手元にない場合は再発行が必要です。
再発行してもらいたい場合は、現在の勤務先や以前勤めていた会社など、源泉徴収票の発行元に依頼します。
退職後であっても、基本的には再発行が可能です。
再発行を依頼する際は、担当者に必要な年度や枚数を正確に伝えましょう。
住宅ローンの審査時や子どもを保育園に通わせるタイミング、確定申告時などに、源泉徴収票が必要になります。
依頼する時期によっては手元に届くまでに時間がかかるケースもあるため、必要になったら早めに再発行の依頼をしましょう。
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