支払いを証明する書類として必要な「領収書」。毎年の確定申告で必要になりますが、それまでの間に保管するのを忘れたせいで紛失してしまった経験はないでしょうか?領収書がないと支払いを証明する書類がないので経費として認められないこともあります。

しかし、領収書がないからといって必ずしも自腹を切らなければいけないということはありません。領収書以外にも支払いを証明する手段は存在します。

この記事では領収書を紛失した場合の対処方法や、代わりに使える書類・代用方法について解説していきます。

領収書とは 

領収書は普段何気なく発行されているものですが、支払いの証明や確定申告に必要な書類として役立ちます。

まずは領収書の概要について確認していきましょう。

領収書は支払いの証明

領収書は商品・サービスなどの代金支払いの証明書になります。金銭の受領と商品の受け渡しを証明する書類ですので、後々のトラブルを防ぐのにも役立ちます。

例えば商品を購入して代金を払った後に再度請求書が来てしまった場合、領収書があれば既に支払ったことを証明できます。売る側は売却の証拠になりますので、商品を受け渡したという証明になります。

領収書は必ず発行しなければいけないものではなく、双方の合意があれば発行しなくても法律的に問題はありません。

領収書には次のことが記載されています。

  • 取引の年月日
  • 取引相手の名前(宛名)
  • 金額
  • 購入した品目

上記の項目が記載されていれば、支払いの証明書類として認められます。レシートでも、事業者が宛名を記入したものについては領収書と同等に扱うことが可能です。

確定申告時に必要になる 

領収書は事業の経費を証明する書類として、確定申告時に必要となります。確定申告では、売り上げから経費を引いた金額がその年の所得金額とされ、税金の計算に利用されます。

確定申告で経費を計上しなければその年の所得が高くなってしまい、支払う税金が多くなってしまいます。したがって、事業に使った経費はもれなく計上する必要があります。

確定申告の経費欄は、基本的には領収書の支払い明細に基づいて記入します。

原則7年間の保存義務がある 

確定申告の際に経費として計上したものは、領収書を原則7年間保管しなければいけません。これは税務署からの問い合わせや税務調査時に、領収書の提出を求められる場合があるからです。

領収書の保管は義務となっています。税務署から提出を求められた際に提出できないと、経費として認められず追加徴税を課される可能性があります。領収書を失くさないということはもちろんですが、すぐに提出できるようにファイルを用意してわかりやすく保管しておきましょう。

例えば、月ごと、年ごと、科目・品目ごとに分けて保管することで管理が簡単になるのでおすすめです。

領収書はスマホで撮影した写真でもOK 

領収書は紙だけにとどまらず、スマホやデジカメなどで撮影した写真でも問題ありません。

電子化の方法はスキャナーが一般的でしたが、今ではカメラやスマートフォンで撮影した写真も領収書として認められます。紙の領収書だと紛失の恐れがあるため、スマートフォンで領収書を撮影して写真化しておくことも効果的な保存手段となります。

確定申告に使用する場合には7年間保存しなければいけないため、写真は削除しないよう注意が必要です。ファイルに名前をつけて管理しておくことをおすすめします。

領収書を紛失した場合の対処方法4選 

領収書は確定申告の際に必要な書類で、原則7年間の保存義務があります。領収書を紛失してしまうと追徴課税などのリスクが発生します。

しかし、うっかり領収書を紛失してしまったという場合もあると思います。

領収書を紛失してしまった場合は、以下のような対処方法が考えられます。

  1. 領収書を再発行する
  2. レシートを取っておく
  3. メールが残っているか確認する
  4. クレジットカードなどの利用明細を確認する

1. 領収書を再発行する 

まずは支払い先に領収書の再発行を依頼してみましょう。事業者によっては領収書の再発行に応じてくれるケースがあります。

しかし、領収書の再発行は義務ではないため、発行してくれるかどうかは事業者の裁量に委ねられます。

領収書を紛失したと偽り、二重発行された架空の領収書で経費を水増し計上するケースがあるためです。こういった不正が発覚した場合、領収書を再発行した側も税務署から共犯者として疑われる可能性があり、こういったリスクを避けるために再発行を簡単に行わない事業者もあります。

領収書の再発行が困難な場合には、購入証明書・支払証明書を発行してもらえないか確認してみましょう。購入証明書・支払証明書は、領収書と同じように確定申告の書類として使用できます。

ただし、購入証明書・支払証明書には費用がかかる場合があるので注意が必要です。

2. レシートを取っておく 

レシートも領収書の代わりとして使用することができます。レシートには領収書に記載されているような支払い先・金額・支払いの品目などが記載されているため、経費の証明としては十分利用できます。

普段からレシートも保管するクセをつけておき、いざという時に領収書の代わりとして使えるよう備えておくといいでしょう。

ただし、レシートには宛名が記載されていないため証明書類としての信頼性が劣る場合があります。ほとんどの場合はレシートでも問題ありませんが、レシートが認められるかどうかは税務署の判断になりますので注意が必要です。

3. メールが残っていないか確認する

領収書を紛失してしまった場合でも、支払いの記録さえ残っていれば確定申告に使用することができます。領収書を紛失した場合は、支払い連絡や受領メールなどが残っていないか確認してみましょう。

金額・支払日・支払い先の会社名などが記載されていれば、支払いの証明書類として使うことができます。メールの場合は削除しない限りサーバーに残っていますので、領収書の代用として利用できる可能性が高いでしょう。

場合によっては購入証明書・支払証明書を発行してもらうことで、税務署からの問い合わせにも対応できるでしょう。

4. クレジットカードの利用明細を確認する 

支払いを証明する電子記録として最も残っている確率が高いのが、クレジットカードの利用明細です。クレジットカードの利用明細書(客控え)には、支払金額や支払先・支払日が記録として残るため、確定申告の際の証明書類として使うことができます。

ただし、クレジットカード決済の場合、事業者には領収書の発行義務はありません。

クレジットカード決済は、購入者と事業者の間にクレジットカード会社が介入しているため、事業者と直接代金のやりとりが発生しないためです。事業者は、決済時点ではお金を受領していないため、基本的には金銭を受け取ったことを示す領収書を発行しません。

領収書がない=クレジットカード払いで決済したということも考えられますので、利用明細書を確認してみましょう。

領収書を紛失した場合は自腹になる? 

領収書を紛失した場合、経費として認められないのでしょうか?もし経費にならなければ、支払った金額が全て自腹(自費)となってしまいます。

ここからは、領収書を紛失した場合について確認していきましょう。

必ずしも経費にできないわけではない

領収書がないからといって必ずしも経費として認められないわけではありません。前述した通り、次のものが領収書の代用になる場合があります。

  • レシート
  • 購入証明書・支払証明書
  • 支払いの記録が記載されているメール
  • クレジットカードの利用明細

上記以外の書類でも、領収書と同様の内容が記載されていることがわかる書類であれば、領収書として扱うことができますので諦めずに探してみましょう。

領収書は普段から整理しておく

領収書が無くても代用となる書類がいくつかあるとはいえ、「領収書を保存する」というのが大前提です。普段から、領収書を失くさないようにしっかりと管理しておきましょう。

領収書を無くさないためには、これらの保管方法がおすすめです。

  • 保管場所を決めておく
  • ファイル・バインダーなどにいれて保管する
  • 電子媒体でも保管しておく

特に電子媒体での保管は、紛失だけでなく破損や焼失などにも対応できます。

パソコンがない場合でも、デジタルカメラやスマートフォンで領収書の写真を撮ることで領収書として認められますので、積極的に活用すると良いでしょう。

まとめ:領収書を紛失したら代用品を確認しよう 

今回は、領収書を紛失した場合の対処方法について解説しました。

領収書は単純に支払いの記録を証明するだけでなく、確定申告書の経費証明として必要な書類です。原則7年間の保存義務がありますが、紛失してしまうことも考えられます。

もし領収書を紛失してしまったら、代わりに利用できる書類がないか、または再発行などの手続きが取れないか確認してみましょう。

また、普段から領収書を紛失しないように、ファイルで管理したり写真として残しておくことが重要です。

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