年金手帳は、就職や転職の際に会社に提出し、退職時までそのまま会社で保管されているというケースが多くあります。なぜ会社に年金手帳を提出するのか?なぜ提出後すぐに返却されず、会社がそのまま年金手帳を保管しているのか?

この記事ではなぜ年金手賞を会社に預けるのかや退職時の返却、年金手帳を失くしてしまった場合の再発行方法について解説します。

年金手帳を会社に預ける理由

会社に年金手帳を預ける理由は、年金手帳の中に書かれている「基礎年金番号」が年金に関する各種手続きに必要となるためです。

「基礎年金番号」は、年金の加入記録の管理に用いられる国民一人一人に付与された大切な番号です。

国民年金から厚生年金への切り替えや、住所・氏名の変更など年金関連の各種手続きの際に「基礎年金番号」が必要となります。そのため、会社は入社のタイミングで年金手帳を預かり、「基礎年金番号」の管理を行っています。

一番の理由は紛失を防ぐため

「基礎年金番号」がわかれば、年金に関する各種手続きを行うことが可能です。

それでも会社から年金手帳の提出を求められ、そのまま退職時まで保管されているケースが多いのは、社員が年金手帳を紛失するのを防止するためです。

年金手帳は日常生活において使用する機会がほとんどありません。そのため、いざ「基礎年金番号」を確認したいという時に、年金手帳がどこにあるかわからなくなってしまう恐れがあります。会社はそのリスクを減らすために年金手帳の提出を求め、退職時までそのまま保管しています。

会社に預けたり提出する義務はない

年金手帳は必ずしも会社に提出し、預けなければいけないものではありません。前述したとおり、年金に関する各種手続きに必要となるのは、年金手帳そのものではなく「基礎年金番号」です。

会社によっては「基礎年金番号」を伝えれば、年金手帳そのものの提出は必要ないというケースがあります。年金手帳をご自身で管理したいという方や、提出を求められた際に年金手帳が見つからないという方は、一度会社に「基礎年金番号」の提出のみで問題ないかを確認してみましょう。

投資やお金の殖やし方が学べる無料マネカツセミナー
↓ 詳しくは画像をクリック ↓

マネカツセミナーのバナー画像

年金手帳は会社退職時に返却される

基礎年金番号だけでも確認しておく

会社に預けていた年金手帳は退職時に返却されます。返却期間は会社によって異なりますが、即日(退職日)〜1ヶ月程度で返却されるケースが多いです。

年金手帳の返却が次の転職先への提出に間に合わない場合は、前の会社に「基礎年金番号」だけでも確認しておくと、次の転職先での手続きがスムーズに行える場合が多くあります。(そのまま提出不要の場合もあります)

転職先の会社に年金手帳の返却に時間がかかっていることを伝え、「基礎年金番号」のみの提出でも問題ないか確認してみましょう。

雇用保険被保険者証の番号も確認しておくと良い

年金手帳と同様に、退職時に返却される書類の一つで「雇用保険被保険者証」というものがあります。「雇用保険被保険者証」は、雇用保険の加入者であることを証明する書類です。

「雇用保険被保険者証」も転職時に次の会社から提出を求められます。返却に時間がかかっている場合は、こちらも事前に「雇用保険の被保険者番号」だけでも確認できると、次の職場での手続きがスムーズに行えます。

年金手帳が会社就職時以外に必要なケースは?

年金手帳が必要となる場面は以下の通りです。

  • 会社就職、転職時
  • 第三号被保険者への加入及び脱退時
  • 変更・申請・脱退などの年金に関する届け出時
  • 老齢・障害・遺族などの年金の受給手続き及び相談時
  • ねんきんネットへの登録時
  • 個人型確定拠出年金(iDeCo)に関する手続き時

年金記録の管理には「基礎年金番号」が使われています。会社就職時だけでなく、上記のほとんどの場合で「基礎年金番号」がわかれば年金に関わる各種手続きが行えます。

年金手帳をしっかり管理・保管して「基礎年金番号」がわかる状態にしておきましょう。

年金手帳は紛失しても再発行できる

年金手帳を紛失しても、手続きを行えば再発行することが可能です。以下に、年金手帳の再発行方法3つをご紹介します。

電子申請で再発行する

総務省が運営する行政ポータルサイト「電子申請(e-Gov)」で年金に関する各種申請・手続きを24時間いつでもオンラインで行うことができます。

ネット環境があるところならどこでも申請・手続きができ、窓口への移動時間や待ち時間、郵送代の削減ができるとても便利なシステムです。

「電子申請(e-Gov)」で年金手帳の再発行申請を行う場合は、e-Gov電子申請アプリケーションをインストールして、e-Govアカウントの登録をしましょう。アプリケーションを起動し、ログインすればマイページにアクセスできるので、年金手帳再発行手続きを選択して申請を行いましょう。

出典:利用準備 | e-Gov電子申請

郵送で再発行する

年金手帳の再発行手続きは、郵送でも行うことができます。「日本年金機構HP」にある「年金手帳再交付申請書」をダウンロードし、必要事項を記入して事務センターへ郵送しましょう。

郵送する際は、封筒に送付先の事務センター名と郵便番号(個別郵便番号)を記載すれば、それぞれの事務センターに郵送できます。

出典:日本年金機構全国の事務センター一覧(健康保険・厚生年金保険の適用に関する届書等を郵送される場合)|日本年金機構

年金事務所で再発行する

通常、再発行された年金手帳は申請後に郵送されます。しかし、緊急性が高く急いで発行したい場合は、お住い地域の年金事務所での申請がおすすめです。市区町村によって異なる可能性はありますが、即日発行を対応してくれるところもあります。

また、以下に当てはまる場合は代理人による交付も可能となっています。

・社会保険労務士、社会保険労務士の代理の方
・法定代理人(法定代理人であることがわかる書類の持参が必要です)
・事業主、事業主の代理の事務員(事業主を通じて申請書を提出されたもの)

出典:年金手帳を紛失したのですが、再発行はできますか。|日本年金機構

どうしても急ぎで年金手帳を再発行したい場合は、事前に年金事務所に確認してみることをおすすめします。

まとめ:年金手帳は会社に預けて保管しよう

日常生活において年金手帳が必要となる場面は多くありません。

普段使わないものだと、いざ必要になった時にすぐに用意できなかったり、どこにしまったかわからなくなってしまう可能があります。

年金手帳の紛失を避けるためにも、就職や転職のタイミングで会社に提出し、そのまま退職時まで保管してもらいましょう。

投資やお金の殖やし方が学べる無料マネカツセミナー
↓ 詳しくは画像をクリック ↓

マネカツセミナーのバナー画像