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M life 記事

お金 2018.5.7

【FP監修】年金手帳は会社から返してもらった方が良い?手元で保管するメリットとデメリット

 

年金を受け取るためにとても重要な年金手帳。入社時に会社に預けてそのままの方も多いかもしれません。しかしそんな大事なものを会社に預けっぱなしでいいのでしょうか?会社から返してもらい自分で保管したほうがいいのかなと疑問に思っている方も多いはず。今回は年金手帳の保管方法について調べてみました。

 

 

目次

そもそも年金手帳とは

 

年金手帳は、「年金(国民年金や厚生年金)の被保険者であることを証明する手帳」です。年金手帳を持っていることは何らかの年金制度に加入していることの証明といえます。

 

1人に1冊交付される

基本的に20歳以上の国民には1人1冊交付されています。日本は「国民皆年金」(全国民が公的年金に加入する)の国であり20歳以上の人は何らかの公的年金に加入することになっているからです。

 

交付されるタイミングは?

日本に住む20歳以上の方は全員が国民年金に加入します。そのため、20歳になった時点でたとえ学生であっても国民年金に加入し年金手帳が交付されます。具体的には20歳になると「国民年金被保険者資格取得届書」という書類が20歳の誕生月の前月または当月上旬に送られてくるので必要事項を明記の上、お住まいの市(区)役所または町村役場、もしくはお近くの年金事務所に提出します。加入手続き後家に年金手帳が送られてくる、という手順です。

 

出典:20歳になったら、どのような手続きが必要ですかhttp://www.nenkin.go.jp/service/kokunen/kanyu/hatachi-tetsuduki.html

 

なお中卒や高卒で就職し、20歳になる前に会社の厚生年金などに加入した場合はその時点で年金手帳が交付されます。

 

年金手帳の色

実は年金手帳にはいくつか色分けがあります。具体的には「茶色(カーキ)」「オレンジ」「青」の三色です。年金手帳の色は交付された年代によって異なります。

 

茶色(カーキ色)の年金手帳

「国民年金手帳」と呼ばれるもので昭和35年10月~昭和49年10月の間に国民年金保険の被保険者資格を取得した方に発行されていたものです。なお手帳の色はおおむね5年ごとに更新されており、他にも水色や肌色などがあります。年配の方にはこの「国民年金手帳」をお持ちの方も多いでしょう。

 

オレンジ色の年金手帳

昭和49年11月から平成8年12月までに被保険者資格の取得手続きをおこなった方に発行されています。

 

青色の年金手帳

平成9年1月以降に被保険者資格の取得手続きをおこなった方に発行されています。

※以上の発行年代の出典:基礎年金番号・年金手帳について|日本年金機構http://www.nenkin.go.jp/service/seidozenpan/yakuwari/20131107.html

 

年金手帳が発行される以前の年金制度

国民年金は制度ができた当初から年金手帳が被保険者に交付されていました。開始当初の年金手帳が先ほどの茶色の年金手帳です。一方で厚生年金は国民年金ができる以前から存在しており、国民年金と同じ手帳で管理されるようになるまでは「厚生年金保険被保険者証」という証書が年金手帳の代わりのような存在となっていました。

年金手帳ができてからの年金制度

年金手帳の歴史は国民年金の被保険者向けの手帳として始まりました。その後、厚生年金と国民年金両方の記号・番号を一冊の手帳で管理するよう制度が変わります。この時に発行されるようになったのがオレンジ色の年金手帳です。厚生年金の加入者情報も国民年金の加入者情報も同じ手帳に記載されるようになり、退職などで加入する年金制度が変わっても手帳を再発行する必要がなくなりました。

 

その後さらに制度が変わり国民年金や厚生年金等全ての公的年金を「基礎年金番号」という番号で一元管理することになりました。この後に発行されるようになったのが青色の年金手帳です。以前のオレンジの手帳では国民年金の番号と厚生年金の番号が別々に記載されていましたが、ブルーの手帳では1つの基礎年金番号で厚生年金にも国民年金にも対応できるようになったということです。

 

バラバラに管理していたものをまとめられるよう徐々に制度を改善していき、その度に年金手帳の色も変わっていったというわけです。結果的には基礎年金番号による一元管理となった現在発行されている最新の年金手帳が青色の年金手帳ということになります。

 

入社時に会社が預かり、そのままになっていることがある

さてここからが本題ですが、年金手帳を入社時に会社に預けそのままというケースが会社員の方には多いかもしれません。「年金手帳が手元になり!」と思ったら実は会社が預かっていた、なんてケースも。それでは年金手帳を会社が預かる理由や対処法についてみていきましょう。

 

 

会社が預かる理由

そもそもなぜ会社が社員の年金手帳を預けるのか?そこにはきちんとした理由があります。

 

会社を通じて健康保険・厚生年金に加入するため

社員として入社すると健康保険や厚生年金といった、いわゆる社会保険に加入することになります。加入の手続きは会社が行うのですが、その際に社会保険の資格取得届の提出のために社員の年金手帳が必要となります。つまり入社時に会社から年金手帳の提出を求められるのは社会保険の加入のため、ということになります。

 

しかし社会保険の加入手続きが完了すれば本来会社が年金手帳を預かっておく必要はありません。普通に考えれば手続き後に社員に返却するのですが、慣例的にそのまま年金手帳を預かっておく会社も多いようです。

 

年金手帳の紛失による再発行を防ぐため

では、なぜ会社は年金手帳を預かったままにしておくのでしょうか?
大きな理由として個人による年金手帳の紛失を防ぐという意味合いがあります。年金手帳は普段ひんぱんに使うものではないということもあり、個人で所有しているとうっかり失ってしまうことも少なくありません。

 

失った場合は再発行が必要になるのですが、場合によっては再発行の手続きは会社が行わなければなりません。(個人での再発行も可能)そのような手間の発生や紛失自体を防ぐため会社が一括して保管しておくケースがあります。

 

社員の情報変更をスムーズに行うため

また、引っ越しで住所が変わった場合や結婚して苗字が変わった場合など社員の個人情報に変更があった場合は会社を通じて年金事務所で情報変更の手続きを行います。その作業をスムーズに行うために年金手帳を預かっているという意味合いもあります。

 

 

退職する時はどうしたら良い?

 

会社に預けた年金手帳ですが、退職の際は返してもらう必要があります。ここでは合わせて退職時に会社に返却すべきもの、受け取るものを簡単に列挙してみます。

 

返却するもの

 

・健康保険証(退職時まで使用可)
・社員証
・制服や名刺等会社から支給・貸与されているもの
・通勤定期券(現物支給の場合)
・その他社員であることを証明するもの、業務で使用したものなど仕事に関わるもの

 

受け取るもの

・年金手帳(会社に預けていた場合)
・雇用保険被保険者証
・健康保険の資格喪失証明書
・源泉徴収票
・任意継続被保険者証(申請した場合)


なお雇用保険被保険者証や健康保険の資格喪失証明書、源泉徴収票、任意継続被保険者証は手続き上その日にはもらえないので後日郵送等で受け取ることになります。

 

退職時に会社から年金手帳を返却してもらう理由

年金手帳を会社に預けている場合、退職時に必ず会社から返却してもらう必要がありますがそれはなぜなのでしょうか。

 

年金受給のため

年金手帳は年金制度の加入者であることを証明する書類なので、当然将来年金を受け取るために必要となります。特に定年退職をしてこれから年金を受け取り始める方は年金の請求手続きの際に添付書類として年金手帳が必要となります。せっかく納めた年金を老後受け取れないなんてことにならないようしっかり年金手帳は返却してもらいましょう。

 

国民年金に加入するため

60歳未満で退職し、次の就職先が決まっていない場合は国民年金に加入する必要があります。その手続きの際に年金手帳が必要となってきます。手続きを行なっていないと将来の受給額や受給の可否を判断する受給期間の判定に影響が出てしまいます。年金手帳を持って市区町村の役所の年金窓口で手続きを行いましょう。

 

転職先の会社に提出するため

退職後、再就職先・転職先に年金手帳を提出する必要があります。これは前半でも述べましたが転職先の会社が社会保険の加入手続きを行うのに必要となるためです。

 

そもそも会社は基礎年金番号を把握するだけで十分なため

もともと入社時に会社側が年金手帳の提出を求めるのは、社会保険加入の手続きのため社員の基礎年金番号を把握する必要があるからです。基礎年金番号が把握できれば会社が手元に年金手帳を置いておく必要性はありません。入社時の手続きが終われば、個人情報なので年金手帳は基本的に手元で保管するようにしましょう。

 

 

手元で保管するメリット

 

では会社で保管してもらうのではなく手元で保管する場合のメリットについて考えてみましょう。

 

身分証明書(相手から見れば本人確認書類)として使える

年金手帳は「公的機関によって発行された身分証」なので身分証明書として利用することが可能です。身分証明としては運転免許証がメジャーですが、免許をお持ちでない方などは年金手帳が手元にあると思わぬ時に役に立つかもしれません。注意点としては年金手帳には顔写真は貼られていないので、顔写真が必要な身分証を求められた場合は使用できません。顔写真がないという意味では健康保険証に近い役割の身分証明書と考えることができます。

 

個人情報漏えいのリスクを減らせる

また身分証明書として使えることからもわかるように年金手帳は個人情報がつまった大事なものでもあります。会社に預けておく=自分の個人情報を他人に預けているということになります。個人情報の漏えいが心配な場合は個人で管理するのが最も安心と言えるでしょう。

 

 

手元で保管するデメリット

一方で手元にて年金手帳を管理する場合のデメリットも押さえておきましょう。

 

管理は自己責任!紛失に注意

何と言っても一番のデメリットは紛失のリスクが大きくなることです。会社で一括管理しているよりも個人で所有しておく方が紛失の可能性が高いのはいうまでもないでしょう。個人で保管する場合は取り扱いに十分注意しましょう。

 

変更手続きを個人でおこなわなければならない

また会社に預けている場合と違い引越しによる住所変更や結婚による名前の変更などの情報変更の手続きを自分で行う必要が出てきます。手元で保管することで管理面での負担が大きくなってしまうことには覚えておきたいところです。

 

 

紛失した場合の対処法

 

万が一手元で保管していた年金手帳を紛失してしまった場合はどうすればいいのでしょうか?紛失時の対処法についてまとめました。

 

年金手帳は再発行できる

まず年金手帳は再発行が可能ですので紛失してしまっても慌てず冷静に対処しましょう。まず年金手帳がない!となった場合、再度家の中をよく探し、実家などに置きっぱなしになっていないかなどをよく確認しましょう。それでも見つからない場合は以下の方法で再発行をするようにしましょう。

 

会社で再発行の手続きをする

何らかの理由で会社が再発行を行ってくれない場合や、会社員以外の方は個人で再発行の手続きを行う必要があります。つまり、個人番号(マイナンバー)もしくは基礎年金番号を記入した年金手帳再交付申請書の提出が必要となりますが、年金手帳紛失時の手続き先は下記の通りです。

 

1.国民年金第1号被保険者または任意加入被保険者の場合
住所地の市区町村役場

2.厚生年金保険または船員保険の被保険者の場合
勤務する事業所を経由してまたは直接、事業所の所在地を管轄する年金事務所(郵送の場合は事務センターでも可)

3.国民年金第3号被保険者の場合
配偶者の勤務する事業所の所在地を管轄する年金事務所(郵送の場合は事務センターでも可)

4.厚生年金保険の第四種被保険者の場合
住所地を管轄する年金事務所(郵送の場合は事務センターでも可)

5.最後に加入の年金制度が国民年金であり、第1号被保険者又は任意加入被保険者であった場合

6.被保険者であった最後の住所地を管轄する年金事務所
最後に加入の年金制度が厚生年金保険または船員保険であった場合
被保険者であった最後の事業所の所在地を管轄する年金事務所(郵送の場合は事務センターでも可)

7.最後に加入の年金制度が国民年金であり、第3号被保険者であった場合
被保険者であった最後の住所地を管轄する年金事務所(郵送の場合は事務センターでも可)


出典:日本年金機構 https://www.nenkin.go.jp/service/kokunen/kanyu/20150326.html

たくさんあるので混乱してしまうかもしれませんが、大まかに言うと以下の場所で手続きすれば良いわけです。

 

第1号被保険者→住んでいる場所の役所の国民年金窓口

第2号被保険者→勤務先の住所を管轄している年金事務所

第3号被保険者→住所がある場所の年金事務所

第1号とか2号とか何のこと?と言う方は以下を参考にしてください。

 

・第1号被保険者→20歳以上60歳未満の自営業者、農業・漁業者、学生および無職の方とその配偶者の方

・第2号被保険者→厚生年金保険や共済組合等に加入している会社員や公務員の方

・第3号被保険者第2号被保険者に扶養されている配偶者の方で、原則として「向こう1年間(12か月)の収入が130万円(交通費を含む月額108,333円以内)を超える見込み」と言う定義をクリアできる20歳以上60歳未満の方

出典:「第1号被保険者」、「第3号被保険者」とは何ですか。|日本年金機構http://www.nenkin.go.jp/faq/nteikibin/teikibinkisainaiyo/kanyurireki/20140602-01.html

ざっくり言うと会社員は第2号、その配偶者の方は第3号、それ以外が第1号となります。年収条件などもありますので、もし自分がどの被保険者に該当するかわからない場合は年金事務所に問い合わせましょう。

 

再発行には以下の3点が必要です。

・身分証明書(運転免許証やマイナンバーカードなど)

・印鑑
・年金手帳再交付申請書

以上の3点を持って所定の窓口に行くとスムーズに手続きが可能です。年金手帳再交付申請書は日本年金機構のホームページからダウンロードできるので事前に印刷、記入して持っていくとよいでしょう。

 

 

こんな時はどうする?

 

その他再発行時に注意したいことなどをまとめておきます。

 

即日再発行したい時

転職先への提出がせまっているなど、急ぎで年金手帳の再発行がしたい場合は必ず最寄りの年金事務所で手続きを行いましょう。実はどの窓口から申請しても最終的に手帳の再発行を行うのは年金事務所です。そのため会社の総務部や市区町村の窓口から申請するとどうしても年金事務所への連絡の時間がかかってしまいます。

 

年金事務所に足を運んで申請すれば即日再発行が可能となっています。不備がなければ最短10分程度で再発行してくれます。もちろん身分証明書、印鑑、年金手帳再交付申請書は忘れずに用意していきましょう。

 

年金受給開始後に紛失した時

すでに年金受給を開始した後に年金手帳を紛失してしまった場合も再発行が必要なのでしょうか?日本年金機構のホームページを確認してみると「既に年金を受給されている方は、年金証書が手もとに有れば、年金手帳は必要ありません。」

 

出典:年金手帳を紛失したのですが、再発行はできますか。|日本年金機構http://www.nenkin.go.jp/faq/kirokutorikumi/tokubetsubin/sonota/20150424-07.html

 

とあります。つまり年金受給開始後は万一年金手帳を紛失しても特に再発行は不要、ということになります。

 

年金手帳が2冊以上ある時

冒頭で年金手帳は発行年代によっていくつかの種類があると述べました。その影響で手元に複数の年金手帳をお持ちの方がいらっしゃる場合があります。現在年金は全て基礎年金番号(=青色の年金手帳の番号)で管理されているので、もし複数の年金手帳に書かれている基礎年金番号が全て同じ場合は特に手続きは不要です。しかしもし複数の手帳で異なる年金番号が書かれている場合は年金加入記録が分散して管理されている可能性があります。

 

もし年金番号がわかれている場合は加入記録を一本化するため会社の担当部署、もしくは最寄りの年金事務所へ全ての年金手帳を提出し一本化の手続きをしてもらいましょう。もし複数の年金手帳があるケースで基礎年金番号が同じかわからない、という場合はとにかく年金事務所に行ってみて手続きが必要か確認するのが安心です。

 

まとめ

今回は年金手帳を会社に預けておくべきか?返してもらうべきか?について調べてみました。年金手帳は大切な個人情報が記載されているので個人が手元で保管するのが原則です。ただし個人で保管する際は紛失に十分注意しましょう。万一紛失された場合でも年金事務所などで基礎年金番号の確認や年金手帳の再発行も可能です。

 

また、会社が年金手帳を預かっている場合は、そのままでも大きな支障があるわけではありませんが、情報漏えいなどが心配な方は今一度総務部などの担当部署に相談してみるのも一つの手段かもしれません。

 

監修者:木村 正人(ファイナンシャルプランナー)

 

 

 

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